Preguntas Frecuentes

Al cerrar el ciclo mensual, el sistema genera automáticamente un aviso de cobro para cada inmueble con el monto correspondiente según sus alícuotas y gastos registrados. El propietario lo ve en su portal y, si su perfil tiene datos disponibles, también puede recibir la notificación por correo y por WhatsApp.

Es el documento que indica a cada propietario cuánto debe pagar por los gastos del periodo cerrado. Incluye el desglose de conceptos, los montos en bolívares y/o dólares, la tasa aplicada y la cuenta bancaria donde realizar el pago.

Cuando un propietario reporta un pago, aparece en tu panel como "pendiente de validación". Puedes revisar la referencia bancaria, el monto y la cuenta destino, y luego aprobar o rechazar el pago. Si lo apruebas, se registra en la contabilidad automáticamente y el propietario puede ser notificado por correo y WhatsApp según los datos disponibles en su perfil.

Condo muestra en el panel de cobranzas qué inmuebles tienen saldos pendientes, desde cuándo y por qué montos. Puedes filtrar por estado de pago y ver el historial completo de cada unidad para tomar decisiones informadas.

Sí. Cada inmueble tiene un historial detallado de todos sus pagos: fecha de reporte, fecha de validación, monto, referencia bancaria y cuenta utilizada. Este historial está disponible para la junta y para el propietario en su portal.

Puedes rechazar el pago indicando el motivo. El propietario recibe la notificación y puede corregir los datos y volver a reportarlo. El pago rechazado queda registrado en el historial para trazabilidad.

No. Si el inmueble o propietario tiene un número válido, Condo puede usar WhatsApp como canal transaccional. Si no hay teléfono disponible o no aplica para WhatsApp, el proceso puede continuar solo por correo y desde el portal del propietario.

El libro mayor muestra todos los movimientos de cada cuenta bancaria registrada en el condominio: ingresos por cobros validados, egresos por gastos, transferencias entre fondos y ajustes. Cada línea tiene trazabilidad completa con fecha, usuario y concepto.

Sí. Puedes registrar todas las cuentas bancarias del condominio (bancos distintos, monedas distintas) y asignar cada cuenta a un fondo. Los pagos validados se registran en la cuenta destino correspondiente.

Los fondos son contenedores contables que agrupan una o más cuentas bancarias para un propósito específico: Fondo Operativo, Fondo de Reserva, Fondo de Reparación Mayor, etc. Te permiten mantener el dinero organizado por destino sin mezclar conceptos.

Sí. Puedes registrar transferencias entre fondos cuando necesites mover dinero de un fondo a otro. Cada transferencia queda registrada en el libro mayor con todos sus detalles.

Desde el módulo de fondos puedes registrar egresos directos: pago a un proveedor, compra de materiales u otro gasto que no pase por el ciclo de gastos comunes. Debes indicar el fondo, el monto, el concepto y la fecha.

Si cometiste un error en un registro contable puedes solicitar una reversión. El sistema crea un asiento de reversión que anula el movimiento original, manteniendo el historial completo de ambos registros para auditoría.

Sí. Puedes registrar gastos, cuentas bancarias y pagos tanto en bolívares como en dólares. El sistema aplica la tasa de cambio vigente para convertir entre monedas cuando sea necesario.

La tasa BCV es el valor oficial de cambio publicado por el Banco Central de Venezuela. En Condo registras esta tasa manualmente (o la actualizas con un clic si tienes conexión activa) y el sistema la aplica automáticamente en todos los cálculos de conversión del sistema.

Puedes actualizar la tasa BCV con un solo clic desde el panel. El sistema consulta el valor oficial vigente y lo registra con fecha y hora. Los cálculos futuros usarán la nueva tasa hasta que la actualices nuevamente.

Sí. Condo te permite ingresar una tasa personalizada si tu junta decide operar con un valor de cambio distinto al oficial. La tasa queda registrada con quién la ingresó y cuándo para trazabilidad.

Sí. Los avisos de cobro pueden mostrar el monto en bolívares, en dólares o en ambas monedas según cómo hayas configurado el ciclo. El propietario ve exactamente cuánto debe y en qué moneda.

Condo soporta varios tipos: gastos comunes (se prorratean entre todos los inmuebles según alícuota), gastos individuales (asignados a un inmueble específico), gastos por área o sector (se distribuyen entre los inmuebles de esa zona) y gastos extras puntuales.

Al finalizar el mes registras todos los gastos del periodo y ejecutas el cierre desde el panel. El sistema suma los gastos, los distribuye según las alícuotas de cada inmueble y genera los avisos de cobro automáticamente.

Una vez cerrado el ciclo, cada propietario puede ver su aviso de cobro en su portal. A partir de ese momento pueden reportar sus pagos. La junta valida los pagos y los registra en la contabilidad.

No es posible modificar gastos de un ciclo ya cerrado para mantener la integridad contable. Si hay un error, debes registrar un ajuste en el ciclo siguiente o utilizar la función de reversión.

Los recibos son documentos que consolidan el aviso de cobro del periodo con el historial de pagos y el saldo pendiente del propietario. Están disponibles para descarga en el portal del propietario y pueden compartirse en formato PDF.

Sí. Puedes registrar proveedores en el sistema (limpieza, electricidad, vigilancia, etc.) y cuando registres un gasto solo seleccionas el proveedor. Esto agiliza el registro y permite reportes por proveedor.

Condo soporta tres tipos de encuesta: Sí/No (para decisiones binarias), opción múltiple (varias respuestas posibles con una o varias seleccionables) y respuesta abierta (el propietario escribe su comentario libremente).

Los propietarios reciben una notificación de que hay una encuesta activa. Ingresan a su portal, leen la pregunta y sus opciones, y envían su respuesta. Solo pueden votar una vez por encuesta.

Sí. Desde el panel de la junta puedes ver en todo momento cuántos propietarios han respondido, cuál es la distribución de respuestas y quiénes han participado. Los resultados se actualizan al instante.

La carta consulta es un mecanismo formal de consulta a los propietarios sobre decisiones importantes del condominio (por ejemplo, aprobar un gasto extraordinario). En Condo puedes crearla como una encuesta formal con periodo de votación definido y guardar los resultados como documento.

Sí. La junta puede cerrar manualmente una encuesta en cualquier momento. Una vez cerrada, los resultados quedan registrados permanentemente y los propietarios ya no pueden votar.

En la pantalla de inicio de sesión encontrarás el enlace "¿Olvidaste tu contraseña?". Haz clic, ingresa tu cédula y el sistema enviará una clave temporal al correo registrado en tu perfil. Usa esa clave para ingresar; al entrar, el sistema te pedirá que establezcas una nueva contraseña.

Si tu perfil no tiene correo asignado, el sistema no podrá enviarte la clave temporal. En ese caso debes comunicarte con el administrador del sistema o con Condo para que actualicen el correo de tu cuenta.

Esto ocurre cuando accedes con una clave temporal generada por la función de recuperación. Es una medida de seguridad para asegurarse de que solo tú conozcas tu contraseña definitiva. El cambio es obligatorio antes de continuar.

Primero verifica que el propietario tenga un correo registrado en su perfil dentro del panel de la junta. Si no tiene correo, agrégalo. Luego indícale que use la opción "¿Olvidaste tu contraseña?" en la pantalla de acceso para recibir una clave temporal.

Las amenidades son los espacios compartidos del condominio que puedes poner disponibles para que los propietarios los reserven: salón de fiestas, cancha deportiva, área de BBQ, sala de usos múltiples, piscina, etc.

Desde el módulo de amenidades creas el espacio indicando el nombre, descripción, capacidad, horarios disponibles, precio de alquiler (si aplica) y las reglas de uso. Una vez publicado, los propietarios pueden ver el espacio y solicitar una reserva.

Recibes una notificación cuando un propietario solicita una reserva. Revisas los detalles (fecha, hora, propietario) y puedes aprobarla o rechazarla con un comentario. El propietario es notificado del resultado.

Sí. Al crear la amenidad puedes definir un precio de alquiler. Cuando apruebas la reserva, el propietario debe reportar el pago de la reservación, que la junta valida de igual manera que los pagos de condominio.

Sí. Puedes marcar fechas como no disponibles para mantenimiento, eventos de la junta u otras razones. Los propietarios no podrán solicitar reservas en esas fechas.

Es el módulo que te permite gestionar el proceso electoral de la junta directiva del condominio. Puedes definir los cargos a elegir (presidente, tesorero, vocal, etc.), registrar a los candidatos postulados y abrir la votación para que los propietarios emitan su voto desde su portal.

Desde el módulo de elecciones configuras la elección indicando los cargos disponibles y el periodo de la junta directiva. Luego registras los candidatos para cada cargo y cuando esté todo listo activas la votación.

Condo viene con los cargos más comunes predefinidos (presidente, vicepresidente, tesorero, secretario, vocal) y te permite personalizarlos o agregar nuevos según la estructura de tu condominio.

Una vez activada la elección, los propietarios ven la opción de votar en su portal. Seleccionan su candidato preferido para cada cargo y confirman su voto. El voto es único por propietario y no puede modificarse una vez emitido.

Desde el panel de elecciones puedes ver en tiempo real cuántos propietarios han votado, la distribución de votos por candidato y el candidato ganador de cada cargo. Al cerrar la elección, los resultados quedan registrados con trazabilidad completa.

Sí. Condo guarda el historial de cada proceso electoral: los candidatos, los votos obtenidos y los resultados finales. Esto permite mantener un registro transparente de cada cambio de junta directiva.

El módulo de proveedores te permite mantener un directorio de todas las empresas o personas que prestan servicios a tu condominio. Al tener los proveedores registrados, al crear un gasto solo seleccionas el proveedor en lugar de escribir los datos cada vez, lo que agiliza el registro y permite filtrar gastos por proveedor.

Para cada proveedor registras el nombre o razón social, el RIF, el tipo de servicio que presta y la información de contacto. Estos datos se usan para pre-completar el registro de gastos y para los pagos a proveedores desde tesorería.

Desde el módulo de proveedores haz clic en "Nuevo proveedor", completa el formulario con los datos y guarda. El proveedor quedará disponible de inmediato para seleccionarlo al registrar un gasto.

Sí. Condo te permite importar múltiples proveedores a la vez usando una planilla. Esto es útil si estás migrando desde otra herramienta o tienes muchos proveedores que registrar en un solo paso.

Sí. Desde el módulo de tesorería (Bancos y Fondos) puedes registrar un pago directo a un proveedor: seleccionas el proveedor, el fondo o cuenta bancaria de origen, el monto y la fecha. El pago queda registrado en el libro mayor con todos sus detalles.

Puedes eliminar proveedores que no tengan gastos asociados. Si un proveedor ya tiene historial de gastos registrados en el sistema, no puede eliminarse para preservar la trazabilidad contable, pero puedes editarlo o dejarlo inactivo.